【36協定改正】残業申請ができるワークフロー付きの勤怠管理で適正な管理を
適正な勤怠管理をするうえで欠かせないポイントの一つが残業申請。残業時間を把握するために申請、承認というステップを踏みたいのに、書類やエクセルフォーマットの管理がうまくいかないとお悩みではありませんか？
働き方改革で変わる36協定の上限
日々の残業時間を管理するうえで切っても切り離せないのが「36（さぶろく）協定」です。これまでも従業員に残業をしてもらうには36協定を締結する必要がありましたが、その内容が2019年春から大きく変わりました。
2019年4月から変わった点
- 特別条項を適用した場合は年間720時間まで、複数月の平均80時間以内、単月100時間未満の上限となる
- 残業時間の上限は特別条項のありなしに関わらず違反すると刑事罰の対象となる
- 特別条項で定めるべき事項にも法的な効力が発生する。また対象の従業員に対して健康確保措置を協定する必要がある。
この3点が大きく変わったポイントです。これまでは厚生労働省による告示だったため違反しても行政指導のみでしたが、今回の改正で正式に残業時間の上限が定められたため違反すると刑事罰の対象となります。残業時間の管理を後回しにしてきた企業は早急な対応が必要と言えるでしょう。
とはいっても、そう簡単に対応しきれない…と企業の頭を悩ますのが『特別条項ありの場合も残業時間の上限が定められている』という改正です。
残業時間は原則として月45時間、年360時間まで
改正された36協定では特別条項を結ぶことで年720時間以内という上限が設けられています。しかし、この上限までならいくらでも残業をしていいというわけではなく『月45時間、年360時間が原則であり、臨時的な特別の事情で特別条項を適用する場合もなるべくこの水準に近づけるよう努力すること』となっています。
＜特別条項なし＞
- 月45時間（1日2時間程度の残業）
- 年360時間
＜特別条項あり＞
- 年720時間以内
- 複数月（２～６か月）の平均が80時間以内（休日労働含む）
- 月100時間未満（休日労働含む）
- 月45時間の残業を超えるのは年間6か月まで
こうやって見てみると分かりますが特別条項ありの場合はかなり細かく基準が設けられています。
この条件をもう少し分かりやすくするための例がこちらです。
累計を見てもらうと1年あたりの残業時間は720時間に収まっていますが、背景色が赤くなっている部分は特別条項の上限に違反している部分です。まず11月の残業100時間というのはそれだけで違反となります。そして平均を見てみると80時間を超えている部分がいくつかあります。
繁忙期に残業が増えてしまうのは避けるのが難しいことですが、この条件に違反しないように人員や業務量を調整する必要があるということですね。また、気を付けていないと違反しやすいのが『45時間越えの残業は6回まで』という基準です。
月45時間の残業というのは1日当たり2時間程度の残業なのですが、それに加えて休日出勤などが加わると少しの差ですが48時間などといった超過勤務が発生し、これも『45時間越えの残業は6回まで』にカウントされてしまいます。
繁忙期はないけれどコンスタントに月45時間程度の残業が必要になるという場合こそ、本当に必要な残業なのか計画性をもって管理していく必要がありそうです。
さきほど掲載した表はエクセルで作ったものなのですが、これでは残業管理が意味を成していないということにお気づきでしょうか？
この表は残業時間を入れることで違反かどうか判別できる仕組みなのですが、リアルタイムではないため、残業してから入力したのではもう違反してしまっているということになってしまいます。
エクセルで管理するのであれば事後入力ではなく、見込み残業時間を入れて労働時間、業務量のコントロールをするために使うのが望ましいといえます。
参考：働き方改革関連法解説（労働基準法/時間外労働の上限規制関連）
ワークフローで残業時間の上限を事前に確認しよう
残業上限が法律で定められたことにより、残業をする場合は違反しないようにその都度確認する必要が出てきました。
適正に管理するためにも、残業が必要な場合は申請を出し上長が承認を行うというワークフローを設けることがおすすめです。本当に必要な残業なのか、今後の業務量を考えて上限の違反にならないのかなど、事前に確認したうえで残業を行うようにしましょう。
ただし新たにワークフローを導入する場合、紙での申請やエクセル、メールを使うのはおすすめできません。なぜかというと管理が煩雑になり、いざというときに必要な情報を見つけづらくなるからです。
これから新たに残業申請を導入していきたいという場合は、残業申請のワークフローが付いた勤怠管理システムを検討してみてください。ワークフローは複雑な承認ルートを設定できる専用のワークフローシステムもありますが、残業申請など勤怠に関わるものは上長による簡易的な承認のほうが運用も管理もしやすいです。
中小企業も2020年までに対応を
今回は36協定の残業時間上限についてクローズアップしましたが、それ以外にも特別条項を適用する場合には『通常の上限時間（月45時間）を超えて労働させる必要がある場合を具体的に記載しなければいけない』、『健康確保措置の内容を明確にしておかなければいけない』等、旧36協定では曖昧な状態だったものが厳しく整備されています。
大きな変更であるため中小企業には猶予が設けられていますが、それでも2020年4月1日には中小企業も残業時間上限の適用対象となります。大企業ではすでに施行されている割増賃金率の引き上げも中小企業での施行が2023年と間近に迫っています。
紙での管理、エクセルによる管理では手が回らない…管理しきれない…とお悩みの中小企業こそ、勤怠管理システムの導入を検討していきましょう。システムと言っても初期費用をかけることなく月額料金だけでタイムレコーダーのレンタルもできるお得なプランもあるので、まずは気軽にご相談ください。
