勤怠管理をリアルタイムで行うことのメリットとは

毎月月末にタイムカードを集めて、締め日までに入力集計する作業が膨大になっていませんか。
従業員の勤怠状況をリアルタイムで把握することによって、これらの作業を効率化することができます。
ここでは、勤怠管理をリアルタイムで行うメリットとその方法について見ていきましょう。

従業員が出退勤時間を打刻すると、その情報が即座に管理者の元に届くのがリアルタイムで行う勤怠管理です。
具体的には、クラウド型の勤怠管理システムやパソコンと連動させたタイムレコーダーでの勤怠管理方法が挙げられます。

従来のタイムカードに打刻する方式の管理方法は簡易でわかりやすいのですが、月末にならないと勤怠状況が把握できず、有給休暇や代休などの特殊な休暇の把握などができないというデメリットがありました。

前述した通り、パソコンや勤怠管理システムを利用することで、出退勤時間や遅刻・早退などの勤務状況がリアルタイムで反映されるので、申告漏れや把握漏れを防ぐことができるのです。

従来のように月末に集計していると、打刻漏れなどがあった場合、従業員にさかのぼって確認しなくてはならないので時間と手間がかかっていました。

リアルタイムで勤怠管理を行うことによって、従業員の労働状況の把握がその日のうちに可能となり、打刻漏れや欠勤・遅刻などの確認や整理が簡単になるというメリットが得られます。

また、簡単な操作で勤怠状況の集計できるので、締め切りに追われることなく勤怠情報を集計できます。
そのため皆勤手当などの計算もスムーズにミスなく行うことができ、給与計算や勤怠管理のコストや手間を削減できます。

その他にも、クラウド型の勤怠管理システムを利用することで、海外も含んだ支店や出張先などその場にいない人の勤怠状況を即座に確認することもできます。
これらのデータは経営データとして用いることができるので業務改善に役立てることができます。

一方デメリットとしては、データがパソコンやクラウド上に保存されるので紙媒体のバックアップがないことです。
そのため何らかの理由でデータを紛失すると全てのデータが失われる恐れがあります。
定期的にローカルにバックアップを取ったり、必要なデータは印刷しておくなどの対策を行う必要があるでしょう。

リアルタイムで勤怠管理を行うには、勤怠管理システムにアクセスした時間をWeb上で共有する必要があります。

勤怠管理システムにアクセスする方法としては、パソコンやスマートフォン等で専用ソフトにログインするものや、専用の端末を使ってICカードやおさいふケータイをかざしたり、指紋などの生体認証で打刻するものがあります。

また、タイムレコーダーとパソコンを有線接続または無線LANで連動させて、紙のタイムレコーダーに打刻された時間を即座にパソコンのソフトに反映させる方法もあります。

それぞれメリット・デメリットがあるので、会社の規模や用途に合った方式を選ぶことをおすすめします。