企業の内部統制が重視される現在では、勤怠管理においてもコンプライアンスに対応した方法で行う必要があります。
ここでは、内部統制を意識した勤怠管理を行う際のポイントや注意点などについて見ていきましょう。

 

内部統制とは

内部統制とは、経営者や企業が組織を運営するために定めるルールやシステムのことです。
内部統制に対応した勤怠管理を行う場合は、コンプライアンス対応とコンプライアンス体制の2つを考慮していきます。

 

具体的には以下のことを指します。

では、それぞれをもう少し詳しく見ていきましょう。

 

勤怠管理におけるコンプライアンス対応とは

労働関連法令の中で勤怠管理に直接関係してくるのは労働基準法であり、中でも労働時間の管理が重要です。

所定労働時間と時間外労働の管理、残業代や休日出勤の管理など、労働基準法に沿った勤怠管理がなされているかがポイントになります。

 

特に残業時間に関しては「サービス残業」という単語が有名になっており、残業代が支払われないケースが問題視されています。
上司の指示の元に残業した時間と、そうでない残留を区別するなど適切な対応が必要です。

 

また、これらの時間管理については労働基準法に沿った就業規則を作成し、社員に周知させる社内努力も別途必要です。

 

勤怠管理におけるコンプライアンス体制とは

コンプライアンス体制の決裁権限の明確化とは、遅刻や早退などの勤怠に関する申請を社員が行った時に、申請を承認する管理者を定めることです。
管理者は直属の上司など、最低1名以上が望ましいでしょう。

 

また、管理者が不在の場合に勤怠に関する申請が行われた場合の手続きや、代理の人が手続きを行う場合はどのような条件下で行うかを決めておく必要があります。

 

一方、情報のアクセスコントロールとは、勤怠管理情報とそれに付随する情報を誰がどこまで知ることができるかを決めることです。
今月は誰が何日有給を取得し、誰が何回遅刻をしたかという勤怠管理情報を知ることと、その勤怠管理情報に伴った給与支払い状況や社員の評価情報を知ることを区別する必要があります。

 

人事部の中で誰がどこまで情報にアクセスできるかを会社で定めておきましょう。

 

内部統制を意識した勤怠管理をスムーズに行うには

内部統制を意識した勤怠管理を行うには、労働基準法に基づいた管理が行えるシステムの整備や従業員の権限の明確化が重要です。複雑化する残業代や休日出勤などの管理をミスなく行うには、勤怠管理をいかに効率よく行うかがポイントになります。

 

従業員の労働状況を一括で管理できるタイムレコーダーや勤怠管理システムを導入することで、内部統制を意識した勤怠管理がスムーズに行えるようになるので、導入を検討してみてはいかがでしょうか。