勤怠管理を行う際に知っておくべき法令とは

従業員の勤怠管理を行う際は、法令で定められている事柄を遵守した上で行う必要があります。
それは従業員の働く環境を守るためであり、会社を健全に発展させていくためにも重要と言えます。

しかし、そこで気になるのが、どのような法令を遵守すれば良いのかということです。
そこで今回は、勤怠管理の際に知っておく必要がある法令について紹介します。

勤怠管理とは、従業員の勤務に関する事項について管理を行うということです。
では、実際にどのような事項を把握し管理する必要があるのかというと、主に次の3つが挙げられます。

従業員が過剰な労働によって健康を損なってしまうことがないように、労働時間を把握して管理する必要があります。

従業員が定められた休日をしっかりとることができているか、把握することが必要です。

有給休暇をとることができる従業員については、あと何日有給休暇をとることができるのか、今何日有給休暇をとっているのかを把握する必要があります。

また、休日であったはずの日に労働をさせることになった場合、法定休日と法定外休日どちらに労働させるのか、その労働の代替えとして、代休をとらせるのか振替休日をとらせるのか等によっても給与計算が異なってくるため、どの休日に何時間働いたかを管理する必要があります。

残業時間は労働時間の一種でありますが、割増賃金が加算されることがあります。
したがって、通常の労働時間に加えて、何時間残業したのかの計算を行う必要があるため、その時間について把握し管理しなければなりません。

従業員の勤怠管理については、労働基準法で定義されています。
したがって、労働基準法を遵守することが求められます。

まず、労働時間については、1日8時間以内、1週間で40時間以内と規定されています。
これを超える労働が必要な場合には、『36協定』を結ぶ必要があります。それを残業と呼びます。残業も無制限で良いというわけではなく、1週間で15時間以内など明確に限度が決まっています。

そして、休日については4週間で4日の休日をとることが規定されています。
1週間に1日とるのが望ましいですが、12連勤行って2連休という形をとっても良いとされています。

有給休暇に関しては、6ヶ月以上勤続しておりその8割以上の日数出勤している従業員には、必ず与えなければならないことになっています。
与える日数については、勤続年数によって異なります。

また、代休や振替休日の定義として、代休については休日出勤の割増賃金を支払う必要があるとされていますが、振替休日については休日出勤の割増賃金はつかないとされています。

以上のように、人によって残業時間や有給日数などが異なるので、従業員の勤怠管理を行うのは容易なことではありません。また、管理を間違えてしまうと従業員の給与計算にも狂いが生じてしまい、給与未払いなどのトラブルの元となってしまいます。

したがって、正確な勤怠管理を行うことが重要であり、タイムレコーダーなどの勤怠管理システムの導入・整備が大切と言えます。