飲食店や製造業といった従業員が複数拠点に存在する業務の場合こそ、タイムレコーダーを導入し、勤怠管理を自動化することで得られるメリットはとても大きいものです。各拠点の責任者が抱える負担3つに着目し、そのメリットを見てみましょう。

 

手が汚れる飲食店・製造業にはIC対応タイムレコーダー

拠点が複数ある飲食店や製造業の場合、勤怠管理をアナログ方式（自己申告やタイムカード等）で行っている場合、

といった問題に悩まされる責任者は多いものです。紙での勤怠管理による負担を軽減するためには、デジタル式のタイムレコーダー導入がおすすめ。

 

最近ではタイムレコーダーの打刻方式も多様化し選択肢の幅は広いですが、手が汚れやすい飲食店や製造業の場合は、パソコンやタブレットを使うものより、専用のタイムレコーダーのほうが清掃もしやすく、使いやすいと言えるでしょう。

 

不正打刻の抑止効果が高いのは指紋認証タイプのタイムレコーダーですが、指の怪我をしやすい飲食店や製造業にはあまりおすすめできません。特に製造業の場合、薬剤や日々の作業により指紋が薄くなっている人も多いはず。

 

ICカード対応のタイムレコーダーであれば、自分が所有しているカードでないと打刻ができないため、不正打刻を抑止する効果が期待できますし、打刻のしやすさも確保できます。

 

手入力による勤怠データの集計作業に慣れていると、その負担を業務の一部として許容しがちですが、その負担がもたらすリスクについて今一度見直してみましょう。

 

店舗や工場の責任者が抱える勤怠管理の負担

負担①：データ収集や集計に時間がかかる

 

複数の拠点が存在する飲食店や製造業の場合、各拠点の責任者が従業員の勤怠を取りまとめて本社に送付したり、集計して報告したりという業務が発生します。集計中に入力ミス等があった場合、従業員にその都度確認しなければいけませんが、当事者がシフトに入っていない日の場合はなかなか連絡がつかないというケースも多く、本社の締め日に間に合わないことも。

 

収集や集計に時間がかかるというのも負担の1つですが、従業員と本社の間で板挟みになるというストレスも責任者に重くのしかかります。また、責任者の業務は従業員の勤怠だけに限らず、仕入れや在庫の管理、衛生管理、従業員の教育など多岐にわたります。

 

飲食店なら売り上げの向上、製造業なら作業の効率化など、拠点としての成果を上げるための対策を考えて実施することも責任者にとっては大事なことです。勤怠管理に時間がかかりすぎることで、運営の改善に時間が取れないというのは避けたいもの。

 

また、飲食店の場合に多いのが他店舗へのヘルプ勤務です。急な欠員で当日入れる従業員が自店舗にいない場合は、他の店舗の従業員に来てもらうことになります。その場合、ヘルプ勤務している従業員はどちらの店舗にもタイムカードが必要となるので、その管理や集計の手間、集計漏れのリスクが内在することになります。

 

負担②：不正打刻のリスクがある

 

飲食店や製造業ではデスクワーク中心の職場に比べて、欠勤や遅刻を責任者が把握しにくいという面があります。そのため、従業員同士で示し合わせて、他の人が代わりにタイムカードを打刻するという不正打刻が横行することもあるのです。

 

企業として必要以上の給与を支払うことになる点以外にも、その行為を目にした他の従業員のモチベーション低下を招いたり、職場の風紀が乱れる原因につながったりと金銭面以外の損害も引き起こしかねません。

 

紙による管理は初期コストが低いため比較的導入しやすい反面、そういった不正を抑止する対策をとることが難しく、責任者の頭を悩ませる問題の1つです。

 

負担③：リアルタイムで把握できないためシフト管理が難しい

 

飲食店や製造業の場合、忙しさに応じて人員を適切に配置することが重要です。それを判断するには、その日の成果（売上や製造数）と実際の人件費から、手が空いている人員がいないかをチェックする必要があります。

 

忙しくないときに、人員を使いすぎていないか？

反対に、忙しいときに人員が足りているか？

 

これらは予めシフトを組むときにある程度考慮はしますが、日々の変動によっても調整が必要です。紙で勤怠を管理している場合、人件費にどれだけかかっているのかがリアルタイムで把握しにくいため、気づいたら人件費に割くコストが多くなり過ぎていたなんてことも。しっかりとしたコストコントロールを目指すなら、リアルタイムでの実績を把握しやすい仕組みが必要となります。

 

一般的なシステムが合わないケースも多い

これらの負担を改善するためには、デジタル式のタイムレコーダーと勤怠管理システムをセットで導入するのが有効です。

 

シフト管理の機能を備えた製品も多く、飲食店や製造業でも簡単に導入できそうに感じてしまいますが、汎用的に作られたシステムの場合、固定給の正社員、時給のパート・アルバイト、工程や時間帯による時給の違い等、複雑な設定が必要なケースには対応できないこともあります。

 

製造業では勤怠管理は工数管理と密接に関係しているので、既にあるシステムと連携が必要なケースも多いですし、飲食店であれば運用に合わせたシフト管理をできるかどうかも大事なポイントになります。

 

汎用性ではなくカスタマイズ性や専門性を重視しよう

飲食店や製造業の特殊性を考えるとタイムレコーダーと一緒に導入する勤怠管理システムは、一般的に普及しているものだけでなく業種に特化したシステムや、運用に合わせたカスタマイズができることが大事なポイントと言えるでしょう。

 

汎用的に作られたものは低コストで導入できるものが多く、月額〇円という利用形態は魅力的に見えてしまいますが、実際の運用に耐えうるものかどうかを見極める必要があります。

 

汎用的なものであっても、カスタマイズできるものと、そうでないものがあるので、導入を検討する場合はその点もしっかりチェックしておきましょう。