会社の運営を支える総務や人事、経理の仕事ですが、中小企業の場合は総務部が一手に引き受ける場合が多いですよね。今回はそんな総務部の負担を減らすための勤怠管理システムの魅力をご紹介します。

中小企業の総務部は忙しい！

総務部というと、一般的には備品管理や受付、社内外の行事やイベントを取り仕切る業務を行うイメージが強いですが、300人以下の中小企業の場合、人事労務、経理の仕事も総務部の業務になっているケースが多いですよね。

 

小さい企業であれば１～２名で担当することもあり、あらゆる知識が求められるのでとても忙しい部署です。

 

一般社員と経営人との間に入る部署であるのはもちろん、採用活動、株主総会など、コミュニケーション能力も求められます。特に法令に関わる業務は、新しく追加された制度や、改正された内容などを把握することも必要なので、日々の業務だけでなく社会の動きを見て会社としてどう対応していくべきか将来を見通すことも大事です。

 

中小企業にのしかかる勤怠管理の負担

最近では大企業に関わらず、中小企業でも安全衛生に対する取り組みは差し迫ったものとなりつつあり、勤怠管理の大変さは増すところでしょう。

 

特に、2018年以降は働き方改革を進める動きが強く法案の改正にも焦点が当てられています。時間外労働の上限規制や、高度プロフェッショナル制度、労働時間把握の義務化などが予定されており、法案改正によりこれまでの勤怠管理の方法を見直す必要が出てくるでしょう。

(関連：勤怠管理が企業の義務になる？衆議院の解散で先延ばしされた働き方改革関連法案の審議)

 

中小企業に限らず、勤怠管理をタイムカードによる打刻や、エクセルによる入力などで管理する会社は多いものです。たしかにエクセルによる管理は初期費用があまりかからないため導入しやすいのですが、こういった法改正が立て続けにあるとフォーマットの修正や社員への周知など、普段の業務にプラスして対応しなければいけないことが多いため、総務部への負荷は高くなります。

 

勤怠管理こそシステム化で業務量削減

業務の負担が多いと感じているのであれば、自動化できる部分はシステムで対応することも視野にいれる必要があります。特に勤怠管理はシステム化することで、法改正に関する対応は大部分がシステム側で行うことになるので大分負担が減るはずです。

 

エクセルやタイムカードで勤怠を管理している場合、勤怠の集計だけでなく、申請との整合性を確認する作業などもあるので、システム化することのメリットは大きいです。タイムレコーダーと一緒に導入することで、社員による入力の手間を減らす効果や、出退勤時間の不正申告を抑止する効果も見込めます。

 

今後、残業時間の上限が規制されることになるとリアルタイムで残業時間を把握する必要性が出てくるため、マンパワーに頼った方法では対処しきれなくなる可能性を念頭におき、業務内容の見直しを図っていきましょう。

 

会社をより良くするための対策を

総務部は会社の運営を支え、よりよい職場環境を作るという大事な役目を担っています。その業務は多岐に及ぶため、「改善したいけれど、他の業務に追われていてなかなか取り組めていない」ということも多いはず。

 

システム化により、自動化できる部分は自動化し業務効率を上げることで、これまで手が回らなかったことにも取り組む余裕ができます。中小企業の場合、システムの導入となると消極的になってしまう傾向にありますが、最近では月額料金の支払いで利用できるASP型のサービスが増え、利用しやすくなっているのでぜひ検討してみてください。