企業にとっても従業員にとっても勤怠管理はとても大事なもの。だからこそ管理は正確に行いたいものです。今回は勤怠管理に関するお悩みを抱える方のために、システム化することで解決できる5つのことをご紹介します。

 

勤怠管理のシステム化で解決できる５つのこと

１．集計作業の手間やコストの悩みを解決

現在、勤怠データをタイムカードで記録している、または自己申告（エクセル記入）で管理している場合、そのデータを集計するための時間やコストが勤怠管理をシステム化することにより削減できます。

 

タイムカードで管理している場合、タイムカードを保管するための場所や管理の手間、本社への配送にかかるコストも削減できます。

 

手入力で勤務時間や、有給休暇、振休、代休を集計するとなると膨大な時間がかかるのはもちろん、入力ミスによる手戻りが発生することもあります。勤怠の記録は給与に直結するものなので、間違いが多発すると従業員からの信用が揺らぐことにもなりかねません。

 

２．従業員の残業が減らないという悩みを解決

タイムカードやエクセルによる管理を行っている場合、管理者が部下の勤怠状況を毎日チェックするのは大変ですよね。従業員の残業がなかなか減らないという悩みを抱える企業の場合、ぱっと見て残業が多い人を把握できない管理方法をとっていることが多いものです。現在の勤怠管理を見直して、システムによる『見える化』を目指しましょう。

 

政府が働き方改革に力を入れていることから分かるように、従業員の過重労働は日本社会全体で考えていかなければいけない問題です。では、どのように対策していけばいいのか？となったときに大事なのが、従業員一人一人の勤怠状況がしっかりと『見える化』されていること。

 

給与を支払うための情報としてデータ化されているだけではなく、どの時期にどの従業員の負荷が高いのか？残業や休日出勤が多い場合に休みが取れているのか？などが一目見て分かるように管理されていることが大事です。

 

３．勤怠がリアルタイムで把握できないという悩みを解決

手入力でデータを入力・管理している場合は月末の集計を待たないと勤怠状況を把握できませんが、システム化によりリアルタイムで勤怠状況が把握できるようになれば、負荷が高い従業員のケアやリソースの再配置など、早め早めに対処することができます。

 

リソースを有効活用するためにもリアルタイムでの勤怠管理は大事ですが、今後は働き方改革による法改正で残業時間の上限が変わる見込みなので、これまで以上にリアルタイムで残業時間を把握する必要性が増します。

 

現在は特別条項付き36協定（サブロク協定）を結ぶことで実質、上限なく残業ができる状況ですが、法改正により年間での上限、月単位での上限、2～6ヶ月での平均に対する上限が加えられます。

 

 

４．打刻漏れ、不正打刻の悩みを解決

タイムカードでの打刻や、エクセル出勤簿を利用している場合、打刻や入力を忘れていても気づきにくいという点があります。勤怠管理システムであれば、打刻（入力）漏れがある場合に本人へ通知することも可能ですし、管理者が部下の入力漏れに気づきやすい仕組みになっているので、月末の集計まで全く気付かなかったというリスクがかなり減ります。

 

また、タイムカードを利用している場合は他の人に頼んで打刻してもらうという不正打刻が可能なのも問題です。勤怠管理システムなら、本人しかログインできない仕組みになっているため不正打刻を抑止する効果が期待できます。

 

さらに、勤怠管理システムと連携できるタイムレコーダーを活用すれば、不正打刻のリスクはさらに減りますし、利便性も向上するのでセットでの導入も検討してみましょう。

 

５．法改正への対応に関する悩みを解決

勤怠を管理する上で大変なのが、日々変わる法令への対応です。特に2018年以降は働き方改革による法改正が数多く予定されているため、その対応に追われる企業は多いことでしょう。

 

エクセルなどで計算している場合はその計算式を変える必要がありますし、残業時間の上限に関する法改正はリアルタイムで把握していないと対応が難しいため、これまでの管理方法では対応しきれないという企業も多いはず。

 

勤怠管理をシステム化しておけば、こういった法改正による計算式の変更などはシステム側で対応することになるため企業の負担も減ります。法令に関する知識は必要ですが、複雑な計算式や、どう対応するかはプロにお任せすることができます。

 

 

勤怠管理システムで管理を楽にしよう

システム化というと、『効率化』を一番に考えてしまうかもしれませんが、法改正への対応や、従業員の長時間労働を防止するという点でも、企業が抱える勤怠の悩みを解決するための手段になり得るということです。

 

少子高齢化により、どの業界でも人材の確保が難しい時代に突入しています。システム化による生産性アップ、そして働き方の多様化に対応するためにも勤怠管理のシステム化を検討してみてください。