店舗での勤怠管理をタイムカードで行っているとシフトとの照らし合わせが大変ですよね。この負担を減らすだけで店舗の責任者や正社員の業務がぐっと楽になるので、その方法を見ていきましょう。

タイムカードでの勤怠管理が店舗の負担を増やしている

店舗ではアルバイトやパートで働く従業員が多いことから、タイムカードを使った打刻で勤怠を管理しているケースが多いですよね。確かにタイムカードさえ準備すればすぐに使ってもらえるから管理が楽なように見えますが、それ以外の点についてはかなり負担になる部分が多いという落とし穴が。

 

タイムカードは紙に印字された情報なので、給与を計算するために月末の集計処理ではその情報を目視で確認しながら計算していく必要があります。エクセルやスプレッドシートに入力して計算するという方法をとっていることが多いのですが、タイムカードに記録された出勤、退勤時間を1枚ずつ確認しながら入力していくというのはかなり大変な作業。小規模店舗の場合はエクセルなどを使わず電卓で計算しているという店舗もあるのではないでしょうか？

 

店舗の責任者の大変なところは、日常の業務に加えてこういった月末処理をしなければならないということです。給与計算はもちろんですが、翌月のシフト調整、棚卸、売り上げの報告等、やることの目白押しで月末はいつも残業…と頭を悩ませる人は多いものです。

 

加えてサービス業では数年前から人手不足の問題もあり、少しでも負担を減らすことができればと考えている店舗責任者は多いのではないでしょうか。

 

店舗単位だと数人～十数人なので、システムを導入するほどでもないし…とデジタル化はハードルが高いと思われがちなのですが、最近では小規模でも利用しやすい勤怠管理のサービスは増えているので、簡単にご紹介していきたいと思います。

 

勤怠管理システムは進化している！月額制で簡単スタート

「システム」と聞くとどうしても複雑な印象、コストが高い印象を受けてしまいがちですが、一般家庭でもデジタル化が進んでいる時代です。勤怠管理システムも昔とは違い、大がかりな導入をしなくても利用できるようになっています。

 

特に月額で利用できる勤怠管理システムはサーバーなどを導入する必要はなく、比較的短期間で利用を開始することができます。ICカードをタッチするだけで打刻できるタイプならタイムカードでありがちな不正打刻のリスクも減るというメリットがあります。

 

専用のタイムレコーダーだと高額なのでは？という意見も多くありますが、50名までであれば月額5,000円で勤怠管理システムが利用できて、タイムレコーダーも無料レンタルできるプランもあるんですよ。

 

シフト管理を連携しやすいのもポイント

店舗での勤怠管理にはシフトとの照らし合わせの大変さもありますよね。勤怠管理がデジタル化されていれば、シフト管理をデジタル化したときに両者を連携することでシフトとの照らし合わせもより楽になります。すでにシフト管理システムを導入しているのであれば尚更です。

 

ただ、気を付けたいのが勤怠管理システムにシフトを取り込む機能が付いているのか、連携できる作りになっているのかという点です。

 

中にはシフト管理に対応していない勤怠管理システムもあるので、導入を検討するときは勤怠管理システムにシフト表を取り込める機能が付いているかどうかも必ずチェックしておきましょう。

 

勤怠管理の負担を減らして実業務に専念しよう

店舗責任者にとって給与計算や勤怠管理も大事な仕事の一つですが、それだけに時間を割いてばかりはいられません。店舗を運営するうえで必要な業務はたくさんあります。そういった実業務に専念するためにも、勤怠管理を見直して負担を減らしていきましょう。