勤怠管理システムの選定に役立つ機能一覧の見方・ポイントまとめ
働き方改革の関連法案が施行され「勤怠管理の方法を見直したい」「システムを導入したい」という企業様がとても増えています。検討はしているものの、勤怠管理システムの種類が多くて選定に困っていませんか？
勤怠管理システムの選定で困ったら基本機能から比較しよう
勤怠管理システムを検討する際、各システムの紹介ページを見ていると機能一覧があるものの、各社の様式が異なるため比較するのが大変…そんなことありませんか？
そういったときは、まず基本機能とオプション機能で分けて考えるとすっきりします。勤怠管理システムには色々な機能がついていますが、それらは一般社員、所属長、総務で使う機能が異なるため、その視点で分けて比較するとより分かりやすいですね。
勤怠管理システムの基本機能
【一般社員目線】
- 打刻
- 勤務状況の確認
- アラート機能
- 残業・有給申請
- 勤怠時間修正
- 勤務表提出
【所属長目線】
- 残業・有給承認
- 超過勤務（残業）確認
- 打刻エラー確認
- 月次承認
【総務目線】
- 月締め
- 帳票・データ出力
- 給与システムへの連携
これらが勤怠管理システムで基本となる機能です。これらの機能にどのような特徴があるのか、自社にあった運用ができるかをそれぞれ比較してみてください。候補となるシステムをエクセル上で横並びにして比較していくのがおすすめです。
以下にサンプル画像を掲載しています。
機能を細かく記載していくのではなく、比較ポイントに絞って完結に記載することで判断がしやすくなります。また機能ごとの優先度に応じて重みづけをして採点方式をとると数値化されて判断がしやすくなりますので試してみてください。
これらの基本機能の比較とは分けて以下のようなオプション機能を比較していくことで、どんな機能が必要なのか判断がしやすくなります。
オプション機能
- スケジュール管理
- シフト管理
- 工数・人件費管理
- 変形労働・フレックス勤務への対応
- 多言語対応
- モバイル対応
オプション機能は運用に応じて必要な場合と必要でない場合があります。スケジュール管理などは機能として付いていても中々運用しきれないという企業も多いため、本当に必要な機能なのか別の方法で代用できないかなどを検討しましょう。
機能一覧で見るべき3つのポイント
機能一覧では基本機能を比較検討するのはもちろんですが、次の3点をしっかりチェックしてください。
- 打刻方法や必要な機器
- 自社の勤務形態にあった設定ができるか
- 超過労働対策ができるか
勤怠管理システムはどれも似たような機能のように見えますが、中でも注意して見ておきたいのが上記の3つです。
打刻方法はさまざまな方式がありますが、一部の勤怠管理システムでは打刻の度にログインIDとパスワードを入力しなければ打刻できないという仕様のものがあります。これだと打刻の度に時間のロスが発生し、待ち行列ができる可能性があります。ICカードをタッチするだけで打刻できるタイプ、指紋・静脈認証で打刻できるタイプがスムーズに打刻できておすすめです。
また勤怠管理システムでは始業時間・終業時間を設定できるようになっているものが多いですが、自社の勤務形態がフレックスタイム制、変形労働制の場合は設定で対応できるかもしっかりチェックしておきたいポイントです。アルバイトやパートの従業員がいる場合は打刻した時間を訂正する場合にはどのような運用になるのかしっかり確認しておきましょう。
そして一番大事なポイントが超過勤務対策です。働き方改革で法改正され、残業時間の上限が設けられました。36協定の特別条項を適用する場合も残業時間を月単位だけでなく、２～6か月の平均でチェックする必要がありますし、月45時間を超える残業が許されるのは年に6回（6か月）までとなっています。
関連記事：【36協定】残業申請ができるワークフロー付きの勤怠管理で適正な管理を
そのため、法律で定められた条件に応じて超過勤務している従業員を上司がチェックできる機能、本人が確認できる機能がついている勤怠管理システムを選ぶようにしましょう。
機能一覧だけでは分からない！問い合わせておきたいポイント
システムを導入する際に、どうしても機能だけで優劣をつけてしまいがちですが、導入で失敗しないためにも以下の3点はしっかりと確認しておきましょう。
- イレギュラー処理への対応について
- システム連携について
- サポート体制について
従業員が間違って操作した場合のイレギュラー処理への対応を総務や管理部門で簡単にできるのかどうかは日々の運用で重要なポイントです。また給与システムやシフト管理システムといった他システムとの連携ができるかどうかはもちろんですが、その連携の手法についても確認しておきましょう。
そして何かあったときのサポート体制の確認は欠かせません。サポートといってもメールや電話での対応はするけれど、実際に出向いての対応には保守契約が必要なケースもあるので、その費用や対応内容までを確認しておくことをおすすめします。
中小企業はレンタルから始めるのもおすすめ
最近の勤怠管理システムは月額料金制で利用できるものが増えていますが、パソコンやタブレットで打刻するタイプは専用のICカードリーダーなどを別途購入する必要があります。
まずは気軽に試してみたいという場合は、タイムレコーダーをレンタルで利用できる勤怠管理システムもぜひ検討してみてください。
