勤怠管理の入力がICカードリーダーで簡単に！選び方や導入方法も解説
勤怠管理システムにはICカードリーダーを使って打刻するタイプのものがあります。自分で出退勤時刻を入力するシステムに比べてカードリーダーを使うタイプの方が記録しやすくパソコンが無い環境でも使えるというメリットがあるので、その詳細を一緒に見ていきましょう。
勤怠管理システムは入力のしやすさで選ぼう
働き方改革による法改正を受けて勤怠管理システムを導入する企業が増えています。しかしいざ導入を検討し始めても勤怠管理システムの種類が多くてどれを選んでいいのか分からない…というお悩みを抱えていませんか？これまで大きなシステムは導入したことがない場合は導入しても使いこなせるのか心配ですよね。
そんな企業の場合こそ勤怠管理システムを選ぶときは『入力のしやすさ』を重視することをおすすめします。
なぜかというと導入までこぎつけることも大事ですが、そのあとに待っている運用のほうがより重要だからです。これまで慣れていた方法を変えるというのは想像以上に大変なこと。これまで勤怠に限らず色々なシステムの導入を経験してきましたが、やはり使い初めは皆さん戸惑いますし、使い方に関する問い合わせがとても多いものです。システムやパソコンの操作に慣れていない従業員が多い場合はなおさらですよね。
それでも少しずつ操作には慣れるものですし、企業の大小にかかわらず導入してすぐは皆さん使い方に戸惑いがあるものですので、あまり心配しすぎる必要はないのですが色々な機能を求めすぎて操作が複雑なシステムを選んでしまうと、慣れるまでに時間がかかってしまいます。
社内で従業員の質問に答える人員の確保が難しい場合や操作説明・マニュアル作成に時間を割けないという場合はなるべく簡潔な操作で済むものを選ぶようにしましょう。
ICカードリーダーを使う勤怠管理はなぜ入力が楽になるの？
簡潔な操作で済む勤怠管理システムならICカードリーダーを使うタイプがおすすめです。
勤怠管理システムでは出勤時間、退勤時間を入力する必要があるのですが、毎回システムにログインして打刻するタイプは慣れるまで打刻漏れが発生しやすいというデメリットがあります。
その点、ICカードリーダーを使って打刻する勤怠管理システムは、いつも使っているICカードや社員証を使ってタッチするだけで出勤・退勤の時刻が記録できるため、勤怠管理システムに慣れていない人でも使いやすいと言えます。
ICカードの識別番号をシステムに登録することで個人を判別できるので、カードをタッチするだけでログインから打刻までができ、入力の手間を少なく済ませられるのがICカードリーダーを使うタイプの特徴です。
導入方法は使う機種によって違いが
ICカードリーダーで打刻する勤怠管理システムは大きく分けて次の2通りあります。
- 専用タイムレコーダーを使う機種
- パソコンにICカードリーダーを接続する機種
どちらもICカードを使って打刻をするのですが、専用タイムレコーダーの場合はすでに打刻の機能が備わっているのでそのまま設置して初期設定をすることで使用することができます。
しかしパソコン（タブレット）にICカードリーダーを接続して使うタイプの場合は、使用する端末（パソコンやタブレット）を自社で購入しソフトウェアをインストールする必要があります。販売会社が初期設定まで行ってくれるケースもありますが、低価格で提供している機種の場合はソフトウェアのインストールや設定は購入者が行うことを前提としている場合があるので検討する際はどのような導入方法になるのかをしっかり確認しておきましょう。
また、パソコンやタブレットを使うタイプの場合は設置場所の確保も必要になってくるので、スペースがない場合や壁にかけて使いたい場合は壁掛けができる専用タイムレコーダーを選ぶといいですね。
ICカードリーダー×勤怠管理システムの選び方
導入方法の違い以外にも選ぶ際の注意点があるので、一つずつ見ていきましょう。
使用するICカードに対応している機種を探そう
ICカード打刻で使えるものにはSuicaやPASMO、おサイフケータイ、社員証、入館証などがあります。ただ、カードリーダーによっては対応していない規格もあるので、使用するICカードに対応している機種かどうかを確認しておきましょう。
基本的にMIFAREとFeliCaに対応していれば大丈夫ですが、ICカードの種類については以下の記事も参考にしてください。
設置場所の候補を考えて無線LANが必要か確認しよう
勤怠管理システムと連動したタイムレコーダーを設置する場合、サーバーへとデータを送るためにインターネットに接続する必要があります。
有線LANが必要な場合はタイムレコーダーを設置する場所に配線が必要になるので、もしLANを引くのが難しい場所への設置を考えている場合は無線LANに対応している機種を選ぶようにするのがおすすめです。
専用タイムレコーダーとPCのどちらがいいかを決める
ICカード対応のタイムレコーダーには先ほどもご説明したように専用のタイムレコーダーを使うものと、パソコンやタブレットを使うタイプのものがあります。
お試しで使ってみたい…という場合、専用のタイムレコーダーを購入するのはコストがかかるのでパソコンやタブレットで手軽に始めたいという企業様もいらっしゃいますが、タイムレコーダーのレンタルを行っている場合もあるのでまずは問い合わせしてみましょう。
USBでカードリーダーを接続するタイプはパソコンやタブレットさえあれば始められるというのがメリットですが、パソコンのOSアップデートやソフトウェアの更新作業など手間がかかる部分もあるので、専門知識がなくて不安だという人は専用のタイムレコーダーのほうがおすすめです。
既存システムと勤怠管理システムの連携が可能かを確認しよう
勤怠管理システムを導入することで打刻データが一元管理でき、集計も自動でできるためこれまで手作業で行っていた負担が大幅に軽減されます。それだけでもメリットはありますが、勤怠管理は給与に関わる部分なので簡単に給与計算と連携できればより負担は減りますし、ヒューマンエラーの軽減にもつながります。
すでに導入している給与計算ソフトやシステムがあるのであれば、連携できるかどうかも勤怠管理システムを選ぶ際の重要なポイントになりますのでしっかり確認しておきましょう。
出退勤の記録を楽にして入力漏れを防ぐ仕組みにしよう
少し前までは中小企業ではアナログ式のタイムカードを使った勤怠管理が主流でした。しかし、働き方改革による法改正や人手不足の影響で企業の大小にかかわらず勤怠管理システムを導入する企業が増えています。
従業員が少なければ手作業でカバーできなくもありませんが、やはりそういった負担を減らすことで企業の生産性は大きく変わってきます。出退勤の記録をより簡単にすることで従業員が本来の業務に専念できる環境を整えていきましょう。
