勤怠管理の電子化でタイムカードによる管理の負担減！業務効率化も

勤怠管理　電子化

タイムカードを使って勤怠管理を行っている場合、電子化することで業務の効率化が望めます。毎月の締め処理や集計が大変だと感じているのであれば電子化でどう変わるのか見てみましょう。

従業員の人数が少ない場合、勤怠の集計は手作業で行っているというケースも少なくありません。しかし、昨今の法改正などで対応すべきものが増えている今、アナログでの管理には限界があると言えるでしょう。

エクセルで集計しているから大丈夫という企業の方も、タイムカードの時刻を手作業で入力してから集計しているのであれば、それもまた改善の余地があります。

ここでいう電子化とは勤怠管理システムを使って出退勤の記録をデジタルデータとして一元管理するということなのですが、どのようなタイミングで勤怠管理の電子化を考えればいいのでしょうか。次に挙げる項目に当てはまる部分が一つでもあれば、勤怠管理の電子化を検討してみましょう。

特に働き方改革関連法案の可決により、残業時間の管理をしっかり行わなければいけない状況になっています。タイムカードによる管理では月末にしか勤務状況を把握しきれないため、今後は中小企業も勤怠管理の電子化が必要不可欠になってくるでしょう。

これまでアナログで勤怠管理を行ってきた場合、システムを導入するとなると導入費用や維持費が高いのではないかという心配が出てきますよね。

確かにひと昔前であればシステムを入れるのはお金のかかることでした。しかし、今の時代だと月額料金のみで利用を開始できるシステムも多数存在します。

一緒にタイムレコーダーを導入するのであればその購入費も気になるところですが、機器のレンタル料金、勤怠管理システムの利用料金あわせて月額5,000円で利用できるサービスもあります。

電子化というとコストがかかるイメージを持ってしまいますが、中小企業の場合は意外とアナログな手法とあまり変わらない価格で利用できるんです。

タイムカード式のタイムレコーダーを使っている場合のコストと比較してみましょう。

例えば従業員が25人いる場合、時給1,000円の担当者が集計に3日（1日5時間）かかるとします。その場合、毎月の人件費だけで15,000円ということになりますよね。

システム化することでこれまでかかっていた集計作業にかける時間が減るので、集計以外の仕事に集中することができますし、残業を減らすことができます。

もし集計作業に２～3日要しているのであれば、月額5,000円のサービスを利用するほうが低コストということになりますね。

タイムカードをデジタル化し勤怠管理システムを導入するとこのようなメリットがあります。

このように、これまで人の手で行っていた作業の負担が減るのはもちろんなのですが、打刻漏れなどに早く気づくことができる、不正打刻のリスクが減るといったヒューマンエラーの部分も改善することができるのです。

勤怠管理は従業員がいる以上必要な業務ですが、少子高齢化によりどの業界でも人材不足が懸念されています。今後は企業としていかに生産性を上げ、限られた人材でどのように経営していくのかというのがとても大事になってきます。

勤怠管理はデジタル化することで負担をかなり減らせる業務ですので、今後を見据えてシステムの導入も視野に入れていきましょう。