残業をタイムカードで上手く管理できない…を解決するタイムレコーダーとは？

タイムカードでの残業時間計算

タイムカードを使って従業員の勤務時間を記録しているものの、残業時間がうまく管理できていない…と悩んでいませんか？実際の業務時間と退出時間は必ずしも一致するものではありません。どのようにすれば適正に管理できるのでしょうか？

タイムカードの時間と残業時間の違いはどう管理する？

タイムカードによる打刻で勤務時間を管理している場合、残業時間を退勤した時間で計算することに違和感を覚える企業様は多いものです。

本当に残業をしているケースもあれば、従業員同士で話をしていて遅くなる場合や、会社のイベントで社内に残っていたなんてこともありますよね。その判断をどのように行うかが難しいところです。

従業員が本当に残業をしているかどうか、その必要があったのかを後から確認しようとしても、本人の記憶が曖昧な場合はタイムカードの退勤時間で判断するしかないですし、残業の事実が無いのに「タイムカード通りに残業代を払ってほしい」と主張されるケースもあります。

ではこのような曖昧で判断しにくい残業を分かりやすく管理するために企業が気を付けるべき点はどこにあるのでしょうか？

まず、結論から述べますと、残業を管理する上で大事なのは次の3点です。

これらのルールを会社として明確にし、就業規則にも明記しておきましょう。

では申告や指示に基づく残業とはどのようなものかというと、残業を承認制にするということです。

部下から残業が必要だという申し出があり、上司が必要と判断すればその残業を承認・指示するという形になります。

残業を承認制にすることで残業時間は明確に判断できるようになりますが、気を付けてほしいポイントもあります。

残業を承認制にすることで適正に労働時間を管理できるベースは出来上がりますが、承認制ゆえのデメリットが【黙示的指示】のリスクです。

残業を事前承認にすると、会社の都合で申請を却下したり、「残業の上限は○時間以内に収めるように」といったルールを設けたりしてしまうケースがあります。

不要な残業は認めないというのは大事ですが「残業の支払いをなるべく減らしたい」「法的に認められた時間を超えそうだから残業時間を調整したい」といった理由で承認しないというのは、記録上は会社にとって都合のいい残業時間にコントロールできていても、実際に働く従業員の業務量はそのままですよね。

つまり、残業を承認されなかったとしても、従業員は業務を遂行しなければならず世に言う「サービス残業」をしてしまいます。

残業を承認制にしていれば、承認していない残業への残業代は支払う必要がありません。しかし、明らかに所定の勤務時間内で終わらせることのできない業務量や納期があるにも関わらず、残業を認めていない場合は会社が黙示的に残業を指示したと判断されてしまう可能性があるのです。

こういったリスクを回避するためにも、頭に入れておきたいのが、残業承認制は残業時間が適正かどうか判断するための仕組みであるということです。決して残業時間をコントロールするためのものではありません。

従業員の残業時間が多すぎると感じる場合は、その残業が適正なのか？業務量は適正なのか？を見直して根本的に解決していきましょう。

では、残業の承認制により残業の指示・許可を管理するにはどのような方法があるのでしょうか？

大体の企業が、この3つのいずれかの方法をとっていますが、やはり一番管理がしやすいのは3番の「システム上で申請・承認する」です。

ペーパーレス化が進む昨今、紙の申請書で管理するデメリットは皆さんもたくさん思い浮かぶのではないでしょうか？

メールは一見やり取りがしやすく記録も残るため手軽に見えますが、個人同士のやり取りになってしまうため管理が煩雑になってしまいがちです。人事や総務でも残業申請・承認の状況を確認する必要があるため、専用のメーリングリストを作ってCCに入れてもらうなどのルール作りが必要になります。

さらに従業員の人数が増えれば増えるほど、メールから過去の記録を探し出すのが大変になりますよね。

システムの場合は、申請する人、承認する人、閲覧できる人という権限が設定されるので、ログインさえすれば残業申請フォームから日付、時間、理由などの必要な事項を迷わずに入力できます。承認する人は一覧から確認できますし、人事・総務の人は残業時間の一覧や、月締めの処理で一覧を表示することができます。

こういった残業申請の機能は勤怠管理システムについているものなのですが、タイムレコーダーで打刻した出退勤時間が連携されていれば、より管理が楽になりますよね。

今はタイムレコーダーもデジタルの時代ですので、打刻した時間を自動で勤怠管理システムに連携することが簡単にできてしまいます。というより、残業時間を適正に管理するのであればタイムレコーダーと勤怠管理システムをセットで使うのが確実です。

タイムカードでの残業時間管理に悩んでいるのであれば、ぜひタイムレコーダーと勤怠管理システムの導入を考えてみましょう。システムを導入するのは難しいと考えている中小企業向けの月額5,000円での利用もありますので、ぜひ気軽にご相談ください。