タイムレコーダーの基本機能は打刻データを記録することにありますが、それ以外にも便利な機能をもつものがたくさんあります。そのなかでも最近見かけるようになった「メール送信機能」がどんなものなのか、どんな企業に必要なのかを見てみましょう。

打刻したらメールが送信される機能はこんなときに役立つ

タイムレコーダーの機能の一つに「メール送信機能」というものがあります。これは簡単に言うと、打刻のタイミングでそれを知らせるメールが送信されるという機能です。

メールの宛先は予め設定できるようになっているのですが、この機能はどのような場面で使われるものなのでしょうか？

 

一番多いニーズとしては、管理者が部下の出退勤状況を確認するために使いたいというものが挙げられます。管理者が部下と同じオフィスで仕事をしている場合は不要な機能とも言えますが、管理者が自席にあまりいない環境では部下の出退勤をいつも目視確認できるわけではないので、打刻状況をメールで知らせてくれる機能は重宝されます。

 

また、タイムレコーダーというと出退勤状況にばかり着目してしまいがちですが、打刻状況のメール通知はこんなときにも役立ちます。

 

 

などなど日常生活での活用も期待されている機能です。

 

メール送信機能のあるタイムレコーダーはまだ少数派

とても便利に思えるメール送信機能ですが、実装されているタイムレコーダーはまだまだ少ない状況です。上司が部下の出勤状況をリアルタイムで把握できるという点で便利そうな機能ですが、勤怠管理と連携しているタイムレコーダーにはほとんどの場合、部下の出勤状況を一覧で確認できる機能が備わっています。

 

取引先や社内でメールのやり取りが多い管理職の場合、出退勤のたびにメールが届くというのは、大事な要件が埋もれてしまう可能性もあるため導入時にはそういった点を考慮する必要がありそうです。特に管理する部下の人数が多い場合は尚更ですね。

 

部下の出退勤で何かしら通知が欲しい場合は、勤怠管理などの画面で通知が表示されるような仕組みのほうが企業での活用はしやすいでしょう。

 

他にも特徴的な機能を持つタイムレコーダー

タイムレコーダーというとどこも似たような機能をもつものが多いのですが、実は今回ご紹介した「メール送信機能」のように、特徴的な機能をもつタイムレコーダーは色々とあるものです。

 

たとえば防水ケースと無線LAN対応で配線工事が不要で屋外への設置がしやすいタイプのもの。音声認識で出退勤のモード切り替えが簡単にできるもの。人感センサーにより自動で電源のオンオフを切り替えられるものなど、タイムレコーダーも時代やニーズに合わせて日々進化しているということがよく分かります。

 

必要な機能・優先度を見極めて自社に合うタイムレコーダー選びを

タイムレコーダー選びをしていて魅力的な機能をもつものに出会うと即決してしまいそうになりますが、その機能が本当に必要なものかどうかの見極めはとても大事です。

 

タイムレコーダーというのは、従業員の出勤・退勤を記録するためのツール。そのベースとなる部分の使い勝手が第一であることを忘れないようにしましょう。また、予算や設置場所、サポート体制など何を優先するかも明確にしておく必要があります。それらを検討したうえで、プラスアルファの機能がどれほどの費用対効果があるかを検討しましょう。

 

もし、どうしても欲しい機能があって複数のタイムレコーダーで迷っている場合はカスタマイズで対応できるものかどうか、タイムレコーダーの専門家がご相談に乗りますので気軽にお問い合わせください。