タイムレコーダーとは？適切な勤怠管理で過重労働予防を

「タイムレコーダーとは何か？」そう聞かれて、あなたは何を思い浮かべますか？単なるツールとしてのタイムレコーダーではなく、過重労働問題が取りざたされている昨今だからこそ、社員の労働時間を把握・管理することの必要性を今一度考えてみましょう。

過重労働予防の第一歩は勤怠時間の「見える化」

昨今の過重労働問題を受けて厚生労働省による取り組みも強化されており、企業による従業員の正確な勤怠実績の把握が声高に叫ばれています。過重労働は、ニュースで取り上げられるような過労死という大きな問題に至らないまでも、精神的な不調を引き起こし休職するというケースが後を絶ちません。こういったケースを事前に予防するためにも、従業員の勤務状況が大事な指標となります。

労働安全衛生法で定められる「長時間労働者への医師による面接指導の実施」でも、以下のように定められており、時間外（休日）労働の時間が指標となっています。

事業者は、労働者の週40時間を超える労働が1ヶ月当たり100時間を超え、かつ、疲労の蓄積が認められるときは、労働者の申出を受けて、医師による面接指導を行わなければなりません。

引用：厚生労働省：改正労働安全衛生法～平成18年4月1日施行～

こういった法律を遵守するためにも、勤務時間を適正に記録し、「見える化」しておく必要があると言えますね。出退勤時間をしっかりと記録し勤怠管理を適正に行うことは、給与を計算するだけでなく、従業員の健康を守り、会社の生産性を維持するために必要不可欠なことと言えます。

その出退勤時間の記録方法として、タイムレコーダーを採用する企業が多いなか、未だにエクセルや手書きで自己申告する形態をとっている会社も少なからず存在します。この背景として、タイムレコーダー導入に対して「デジタル化はハードルが高い」といったイメージを持つ人が少なくないという点が挙げられるでしょう。確かに自己申告ならタイムレコーダーの機器が不要であるというメリットもありますが、個人の裁量に任されるため、不正申告の問題や企業による圧力で正しい労働時間を申告できないという問題が発覚しにくい側面があります。これは見えないところで過重労働が発生するリスクをはらんでいるということです。

そういったリスクを回避するためにも、客観的に判断できるタイムレコーダーや打刻システムの導入も検討してみるといいですね。

紙ベースが主流？！タイムレコーダー導入の実態

タイムレコーダーとは名前の通り、時間を記録するための機械です。従業員の出退勤の時刻は勤怠を管理するうえでも重要なデータであるため、タイムレコーダーは多くの会社で導入されています。しかしながら、このタイムレコーダー、未だに紙のタイムカードを使って時間を印字する旧式のタイプを使っているところが多いという事実をご存知ですか？

スマホやタブレットといったデジタル機器が一般家庭にも普及している現代において、紙に出勤・退勤の打刻をするというアナログさに驚く新入社員の若者も多いのではないでしょうか。タイムカードを使用したタイムレコーダーが未だに普及している理由の一つに、その導入のしやすさという点が挙げられます。デジタル機器が浸透しているとはいえ、業務で使うシステムともなると、高額なイメージや運用方法の難しさから操作の完結なアナログに落ち着く傾向があるようです。

多様化するタイムレコーダー！デジタル化で集計の手間も軽減

主流が紙のタイムカードを使ったものとはいえ、デジタル化に対応しているタイムレコーダーは多く、社員証と連動したICカードによる打刻や、パソコンでの打刻、指紋や静脈を利用した生体認証を使ったものまで多種多様です。外出先への直行や直帰が多い勤務形態にも対応し、スマホのGPSを使った打刻機能まであります。

紙のタイムカードでは、代理で打刻するという不正打刻の心配もありますが、生体認証ならその心配もありませんよね。ICカードやパソコンでの打刻にも不正打刻の心配はつきものですが、最近では打刻時に顔写真を撮るという工夫を凝らすものもあります。

紙のタイムカードを使った運用では、タイムレコーダーはあくまでも打刻のための機械であり、集計するためには手作業が介在します。これにより人件費がかかる、入力ミスによる問題が発生するなど、悩みを抱える企業も多いのではないでしょうか。デジタル化は、タイムレコーダーからの情報を勤怠管理システムや給与管理システムと連動させることで集計の手間を省き、一元管理できるというメリットがあります。

勤怠管理システムとのリアルタイム連動で迅速な対応が可能に

勤務時間を把握するだけであれば、カードタイプのタイムレコーダーでも把握は可能でしょう。しかし、カードタイプのタイムレコーダーは月末にまとめて集計するため、1ヶ月単位でしか対応ができないというデメリットがあります。その点、デジタル化により、勤怠管理システムと連動していれば、その日ごとに勤務状況が登録・集計されるのでリアルタイムで状況を把握することができます。

負担の多い部署やプロジェクトに人員を補充し、スケジュールを調整するためには早め早めに対応する必要があります。会社として従業員の業務量を迅速に調整するためにも、アナログによる管理方法を見直す必要性が増してくるのではないでしょうか。また、近年注目されているビッグデータ活用の流れは勤怠データを含む人事周りにも広がりつつあります。実績の把握による過重労働の予防にとどまらず、勤務データの統計により、負担がかかりやすいポジションや人材が予測できる日も近いのかもしれません。